Comment réussir son workshop ?
Les 7 bonnes pratiques

Après vous avoir présenté ce qu’est un workshop et ses enjeux, voyons maintenant comment réussir un workshop. La mise en œuvre d’un workshop repose ainsi sur une préparation rigoureuse, un cadrage méthodologique clair et une animation structurée. Voici les éléments clés pour garantir son efficacité.

I – Cadrer un thème de travail clair et réaliste

Un workshop s’ancre toujours dans un état des lieux préalable — étude quantitative, qualitative ou hybride — visant à mettre en lumière les fragilités de l’expérience client ou collaborateur. Le thème de travail est ensuite défini à partir de ces constats, sous la forme d’une question concrète, orientée action, et « mise en tension ».

Exemple de thème de travail :

« Comment réduire le sentiment d’effort perçu par nos clients dans la gestion de leur dossier alors que nous manquons d’outils et de temps pour les recontacter ? »

II – Mobiliser les bons profils

Les participants sont issus de l’organisation (ou parfois de son écosystème), et sont sélectionnés pour :

• leur connaissance du sujet traité,
• leur capacité à proposer ou mettre en œuvre des solutions,
• leur position clé dans les processus concernés.

Ils peuvent appartenir à des services différents (marketing, RH, opérations, relation client, IT, etc.), ce qui favorise la transversalité et l’enrichissement des points de vue.

III – Adapter le format

Un atelier unique d’une demi-journée minimum suffit pour faire émerger des idées concrètes sur un thème ciblé.

Les workshops peuvent être organisés en présentiel ou en visioconférence, selon les contraintes logistiques et la disponibilité des participants.

IV – Employer des outils d’idéation adaptés

Loin des tours de table convenus, l’animateur s’appuie sur des techniques d’idéation visuelles et participatives, conçues pour libérer la parole, effacer les blocages et faire jaillir des pistes inattendues. Pour ce faire, il peut notamment s’appuyer sur des outils tels que :

• Le spider diagram : une carte mentale pour visualiser les idées en arborescence, structurer les problématiques et élargir les angles de réflexion.
• Le scénario catastrophe : imaginer le pire pour identifier les points de rupture à éviter… et rebondir avec des solutions robustes.
• Le jeu du « Et si… ? » : projeter des situations hypothétiques pour s’extraire du réel et explorer des scénarios audacieux.
• Des jeux de rôle, des associations libres, des outils de visualisation collective, des cartes mentales, etc.

Ces outils ne sont pas de simples jeux : ils structurent la réflexion tout en stimulant la créativité et permettent à chacun de contribuer, quel que soit son profil ou son niveau d’expertise.

V – Soigner l’animation !

C’est la clef de voûte du dispositif ! En effet, un workshop réussi repose largement sur la posture de l’animateur. Véritable chef d’orchestre, son rôle est essentiel et multiple :

• Garantir un cadre clair et sécurisant pour permettre la libre expression de chaque participant,
• Stimuler la créativité sans dériver vers le hors-sujet,
• Canaliser les échanges, faire respecter les temps impartis,
• Maintenir la dynamique du groupe en s’adaptant aux profils et aux énergies en présence.

L’animatrice utilise ici la méthode des post-it pour stimuler la créativité des participants

Un bon animateur sait questionner les certitudes, dévoiler les angles morts et « titiller » avec bienveillance les participants pour tirer le meilleur parti de leur connaissance de l’organisation et de leurs idées sans jamais déséquilibrer la dynamique de groupe.

Pour être pleinement légitime, l’animateur doit être extérieur à l’organisation. Ce positionnement neutre est un gage de confiance et d’objectivité qui libère les paroles parfois retenues dans les échanges internes. Il permet également une prise de recul essentielle pour identifier les vrais leviers de transformation, sans biais politique ni hiérarchique.

VI – Prioriser et formaliser les pistes d’actions

À l’issue du brainstorming, les idées sont soumises au vote collectif selon quatre critères :

• la pertinence par rapport au problème identifié,
• l’efficacité projetée,
• la faisabilité opérationnelle,
• l’originalité de la solution.

Les idées ayant recueilli le plus d’adhésion par le vote sont approfondies collectivement à travers des fiches actions qui définissent l’objectif, les mesures concrètes à conduire, les ressources nécessaires et les indicateurs de succès.

Exemple de fiche action réalisée après un workshop

VII – Produire un livrable clair et mobilisateur

Un compte-rendu exhaustif est ensuite rédigé. Il retrace :

• les productions issues du workshop,
• les arguments et arbitrages partagés,
• les fiches actions détaillées,
• les suites à donner pour enclencher la mise en œuvre.

Ce document constitue une base de pilotage, un outil de suivi et un levier d’appropriation collective.

Alors, prêt à réussir votre prochain Workshop 😉 ?

Rédigé par :

Chantal MAUGIS Directrice Conseil & Études Qualitatives chez Le Sphinx Domaines d’expertise : études qualitatives et conseils, satisfaction et fidélité, expérience client, image de marque, innovation et Développement, Pré et Post-tests pub., études RH et climat interne. Chantal dispose de 25 ans d’expérience en études marketing, qualité et RH acquise au sein d’Instituts et également au travers de missions d’Interim Management à des postes de Responsable Études chez AXA, Bpost, Thalys International. Chantal possède donc une expérience double, côté prestataires et côté clients, et donc une « vision augmentée » 😉 des problématiques, enjeux et contraintes.

Myriam CHENELAT Chargée d’Études qualitatives & Conseil chez Le Sphinx Domaines d’expertise : études qualitatives, conseil, sémiologie. Myriam Chenelat exerce dans les études depuis 2019. Au sein de l’Institut Sphinx, elle décortique le discours des cibles avec une double méthodologie : d’une part les méthodes de l’analyse linguistique et de la sémiologie, d’autre part les techniques d’analyse textuelle avec les solutions logicielles Sphinx.