Réussir son enquête interne :
les bonnes pratiques

Bien communiquer, réaliser un questionnaire adapté aux objectifs fixés et utiliser des canaux de diffusion adaptés aux collaborateurs sont les 3 clés pour réussir votre enquête interne.

Ainsi, les enquêtes de climat interne sont un moyen précieux pour les entreprises désireuses d’obtenir des feedbacks des collaborateurs. Que ce soit sur le ressenti des salariés, sur leur perception d’initiatives internes, sur une prise de pouls des managers… ces remontées d’informations sont précieuses pour orienter la stratégie de l’entreprise et amorcer des chantiers d’amélioration continue.

Dans cet article, nous développerons les 3 points essentiels pour optimiser la mesure du ressenti de vos collaborateurs dans le cadre d’une enquête de climat interne :

1. Bien communiquer autour de l’enquête et instaurer un climat de confiance pour libérer la parole,
2. Mettre en place un questionnaire adapté aux objectifs fixés
3. Et adapter les canaux de diffusion de l’enquête à l’organisation de votre entreprise

Ces bonnes pratiques vous garantiront le succès de votre enquête.

I – Communiquer en amont pour optimiser la participation

a) Annoncer et expliquer la démarche

Avant d’envoyer votre enquête auprès des collaborateurs, il est important d’annoncer en amont votre démarche. En effet, cela permet de garantir une meilleure participation des employés. Il est ainsi essentiel de communiquer clairement les objectifs de l’enquête, les bénéfices attendus pour l’entreprise et les employés, ainsi que le calendrier prévu. Une communication transparente dès le départ aide à susciter l’intérêt et l’engagement des employés.

Dans cette communication, envoyée généralement par mail, nous vous conseillons ainsi :

• d’expliquer les objectifs et les enjeux de l’enquête ainsi que l’utilité de la démarche,
• de rendre tangible l’apport des résultats de l’enquête en donnant des exemples de plans d’actions qui pourraient en découler.

Cette communication en amont permet ainsi d’établir avant même l’envoi de l’enquête une relation de confiance et de fédérer les collaborateurs autour de ce projet.

b) Garantir la confidentialité des réponses

Dans votre communication, il est également important de rassurer sur l’anonymat des répondants. Si c’est le cas pour votre enquête, n’hésitez-pas à expliquer qu’une société externe aura le statut d’intermédiaire de confiance et sera ainsi garante de la confidentialité des réponses.

Le but est ainsi d’instaurer un climat de confiance pour libérer la parole. N’oubliez-pas : garantir cette confidentialité permet d’augmenter le taux de retour à votre enquête ! En effet, certains salariés peuvent ressentir un risque pour leur carrière au sein de l’entreprise et donc ne pas donner de réponses sincères. Les résultats seraient alors biaisés et donc inexploitables.

c) Impliquer les collaborateurs

Impliquer vos collaborateurs est sans doute l’étape la plus difficile d’une enquête RH. Il faut donc savoir susciter l’adhésion des collaborateurs afin de maximiser leur participation et donc garantir la fiabilité de l’enquête.

Pour favoriser cette implication, vous pouvez par exemple capitaliser sur le responsable hiérarchique de chaque service afin d’en faire un vecteur de communication et de promotion de l’enquête auprès de leurs équipes.

Vous pouvez également vous appuyer sur le CSE / CHSCT, les syndicats mais également les services ayant une capacité à dialoguer avec les différents acteurs à mobiliser (Communication, DG, DRH, DSI, etc.).

Exemple de données qu’il est possible de mesurer grâce à l’enquête interne

💡 L’astuce du Sphinx :
Avant le lancement de l’enquête, il peut être judicieux de créer un compte à rebours afin de maintenir l’excitation et rappeler aux employés l’importance de leur participation. Pour cela, vous pouvez utiliser divers canaux de communication internes tels que les e-mails, les affiches dans les espaces communs, les réunions d’équipe… Le compte à rebours permet ainsi de rappeler aux employés la date de début de l’enquête et l’impact positif qu’elle peut avoir sur l’organisation.

II – Communiquer après l’enquête sur les résultats et actions mises en place

a) Remerciements et premiers indicateurs

Une fois la période de collecte des réponses terminée, n’hésitez-pas à remercier les employés pour leur participation. Un message simple, succinct mais sincère aura toujours un effet positif, ne serait-ce que pour encourager les salariés à répondre lors d’une prochaine enquête.

Ensuite, au sein de cette même communication, vous pouvez communiquer rapidement les premiers indicateurs et les tendances préliminaires identifiées. Ce teasing permet ainsi de montrer aux employés que leurs voix ont été entendues et que leurs contributions sont valorisées.

b) Communication des résultats et plan d’actions

Après une enquête, les participants ont souvent envie de connaitre les résultats, surtout lors d’une enquête QVT. Ainsi, la communication des résultats et éventuellement du plan d’actions qui en découle est une étape très importante pour maintenir la confiance des employés.

En effet, en partageant ouvertement les résultats, bons ou mauvais, vous montrez un engagement envers l’honnêteté et la valorisation des retours de vos collaborateurs. Cette transparence encourage également une culture d’entreprise ouverte et inclusive, où chaque voix compte.

Pour restituer ces KPIs, vous pouvez organiser des sessions où les résultats sont présentés de manière détaillée, en mettant en évidence les principales conclusions et les mesures qui seront prises pour adresser les problèmes identifiés.

c) Suivi des actions en cours

Enfin, assurez-vous de maintenir une communication continue sur les actions en cours et les progrès réalisés suite à cette enquête interne. Tenez les employés informés des initiatives mises en place pour résoudre les problèmes identifiés et des résultats obtenus jusqu’à présent. Cela démontre l’engagement de l’entreprise envers l’amélioration continue et renforce la confiance des employés dans le processus d’enquête.

Il s’agit ici de montrer que votre étude a une réelle importance au sein de l’entreprise, et qu’il est pris au sérieux par la hiérarchie.

Exemple de typologies de collaborateurs qu’il est possible de réaliser grâce à l’enquête de climat interne

III – L’importance du questionnaire et de sa diffusion

a) Mettre en place un questionnaire adapté

L’analyse des réponses au questionnaire de climat interne doit permettre de répondre aux objectifs fixés. Votre questionnaire doit ainsi être :

Exhaustif

En effet, assurez-vous que votre questionnaire de climat interne soit le plus exhaustif possible afin d’en tirer les meilleurs enseignements pour vos futures prises de décisions. De la question la plus basique (âge, sexe, fonction…) à la plus personnelle (Avez-vous confiance en votre manager ? Quel est votre degré de satisfaction par rapport à la nouvelle stratégie de l’entreprise ?…), votre questionnaire se doit ainsi de balayer l’ensemble des dimensions de la qualité de vie au travail et aux chantiers stratégiques de votre entreprise. Et n’oubliez pas, comme pour un questionnaire de satisfaction, une enquête RH doit pouvoir être remplie en 15 à 25 minutes maximum. Ce temps est bien entendu à prendre sur le temps de travail des collaborateurs.

Personnalisé

Le questionnement doit être adapté selon le profil de l’employé. En effet, les questions peuvent être différentes selon que vous interrogiez un manager, un employé ou un directeur.

Visuel

Enfin, nous ne le dirons jamais assez, mais un bon questionnaire est un questionnaire qui donne envie de répondre. Il doit ainsi être :

• Interactif
• Attractif
• Ludique

Besoin d’être guidé dans la création de votre questionnaire RH ? Nos mettons à votre disposition un exemple de questionnaire pour comprendre le bien-être des collaborateurs   Je consulte l’exemple de questionnaire climat social

b) Adapter les canaux de contact

Selon l’organisation du travail dans votre entreprise (travail en itinérance, nombre de sites, email professionnel…) il est important de prendre en compte ces aspects pour adapter le ou les canaux de diffusion de l’enquête (Email, SMS, courrier, QR code…). Il faut en effet veiller à ce que l’enquête soit accessible pour l’ensemble des collaborateurs ciblés.

Il est également fondamental de vous assurer de l’unicité de la réponse.

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